Només s'admetran excepcions quan es motivi adequadament que els productes o serveis que ofereixen les empreses homologades no reuneixen les característiques indispensables per satisfer les necessitats de la unitat, o bé si les diferències de preu són superiors en un 25 % respecte a les que ofereixen les empreses homologades. En aquests casos caldrà justificar documentalment en l'expedient de compra menor aquestes circumstàncies.

En cas que necessitem fer una compra d'un producte no inclòs als Acords Marcs de la UPC, caldrà iniciar un expedient de contractació menor o major, segons l'import, previ a la realització de la comanda. L'inici d'aquest expedient de contractació comporta l'elaboració i signatura d'un informe justificatiu que recollirà:

• Motivació de la necessitat del contracte,
• Justificació de l'elecció del proveïdor,
• Aprovació de la despesa,
• Justificació de que no s'està alterant l'objecte del contracte.

Determinades compres, però, queden exceptuades de la necessitat de realitzar expedient, són:

• Despeses de necessitat immediata o urgent d'import inferior a 1.500 € pagades per bestreta de caixa o equivalent (aquest límit pot ser inferior en algunes convocatòries de projectes de recerca, consulteu amb el vostre gestor si és el vostre cas ).
• Publicacions d'articles en revistes científiques.
• Indemnitzacions per raó de servei referides a dietes.
• Pagaments a persones físiques per impartició de seminaris, conferències o cursos.
• Inscripció a congressos, seminaris o activitats similars.
• Quotes d'associacions o pertinença a òrgans o entitats.
• Les adquisicions de llibres catalogats (ISBN) amb preu fix i fons bibliogràfics.
• Premis i beques per convocatòries universitàries.
• Multes, sancions, taxes i tributs.
• Subministrament d'aigua corrent.
• Serveis financers.
• Despeses que tinguin per objecte la creació artística, literària i espectacles.
• Encàrrecs a mitjans propis (UPCNET, FPC, etc.)

Es consideren Contractes Menors qualsevol expedient de contractació per valor estimat inferior a:

Si l’import de la contractació és superior a aquests imports caldrà iniciar una licitació (Contracte Major) d’acord amb la Llei de Contractes del Sector Públic (contacteu amb el vostre gestor econòmic).

En general, per qualsevol compra a la UPC cal tenir en compte:

• Les factures han d’anar a nom de la UPC, les dades fiscals són:
  

  UPC
  c/ Jordi Girona, 31
  08034 Barcelona
  NIF : Q0818003F
  VAT Number: ESQ0818003F (Només per a proveïdors estrangers)

• Estem obligats a rebre les factures en format electrònic (E-factura). Caldrà sol·licitar prèviament al vostre gestor un número de document D (disposició), és la reserva de crèdit i és imprescindible per rebre la factura en format electrònic.
• Consulteu en aquest enllaç tota la informació relacionada amb la facturació electrònica.
• No obstant l’anterior, segons recull la normativa UPC “No resten subjectes a l’obligació d’ús del format electrònic les factures simplificades regulades a l’article 4 del Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, d’aprovació del Reglament, que regula les obligacions de facturació”.
• Per compres superiors a 5.000€ (art. 10-Bases del Pressupost de la UPC)
• És obligatori adjuntar 3 ofertes de diferents empreses si la contractació no està dins de cap Acord Marc de la UPC, a excepció dels projectes europeus que es recomana a partir dels 3.000 € (s/IVA). En aquests casos s’ha de justificar la compra a l’empresa adjudicatària. Si aquesta circumstància no és possible, s’haurà de justificar de manera motivada a l’expedient. Si no obtinguéssim resposta per part d’alguna empresa a la qual s’ha sol·licitat oferta, caldrà adjuntar el correu electrònic on es pugui demostrar l’enviament, on consti la data, el destinatari i la sol·licitud del pressupost.
• Si la contractació està dins d’un Acord Marc de la UPC caldrà seguir el procediment detallat a la Guia de Compres per aquell expedient.

• En el cas que la despesa vagi a càrrec d’un projecte competitiu la factura haurà d’incloure el codi de la institució finançadora.

• Si la compra és de material inventariable, un cop rebut el material és necessari enviar al teu gestor econòmic la fitxa d’alta d’actiu fixe indicant les dades bàsiques del bé (marca, model, número de sèrie, ubicació).

Pas 1
Introduir la petició al Gestor de Sol·licituds EPSEB seguint les següents instruccions (consulteu al vostre gestor si el vostre grup de projectes està exclòs d’aquest requeriment).

Pas 2
El gestor econòmic iniciarà l’expedient de contractació, si és necessari, i comptabilitzarà el document D a SAP. Aquest document s’informarà al Gestor de Sol·licituds.

Pas 3
El sol·licitant de la comanda informarà del document D al proveïdor i dels codis DIR 3 perquè ens facturin electrònicament:

• Codi Oficina Comptable: U02400001
• Codi Òrgan Gestor: U02400001
• Codi Unitat Tramitadora: U02400001

Si fos necessari enviar una comanda oficial, podeu utilitzar els models en aquest enllaç.

PAS 4
Un cop rebut el material el sol·licitant signarà l’albarà d’entrega si la recepció és correcta indicant el seu nom complert i la data. Posteriorment, l’entregarà al seu gestor econòmic. Depenent de l’import de la contractació a més de l’albarà s’exigiran altres documents per acreditar la correcta recepció:

• Contractacions d’import superior als 5.000 € i inferiors a 15.000 € (s/IVA): el responsable del contracte haurà de signar un Acta de conformitat.*

• Contractacions d’import superior a 15.000 € (s/IVA): s’haurà d’elaborar l’Acta de Recepció que anirà signada per l’empresa subministradora, pel responsable del contracte i pel Cap de la Unitat.

Aquests documents han d’estar signats dins del mes següent del lliurament o realització de l’objecte del contracte.

* En els casos de despeses justificables en projectes de recerca finançats en Convocatòries de la Generalitat i INTERREG, es demana que es formalitzi una acta de conformitat a partir d’un import de 150 €, ja que el seu incompliment podria provocar que la despesa es considerés com no elegible.

PAS 5
L’empresa enviarà la factura electrònica, la data de la qual sempre ha de ser posterior a la del document D.

• Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic.
• Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic. 
• Ordre HAP/1074/2014, de 24 de juny, per la que es regulen les condicions tècniques i funcionals que ha de reunir el Punt General d'Entrada de Factures Electròniques
• Bases d’Execució del Pressupost UPC.
• Instrucció de Gerència sobre les novetats de la Llei 9/2017.