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Contratación administrativa (suministros y prestaciones de servicios)

La entrada en vigor de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público ha comportado un trabajo de adaptación de los procedimientos de adquisición de productos y de contratación de servicios a los nuevos requerimientos.
La UPC ha homologado proveedores habituales en diferentes ámbitos. Se han establecido acuerdos marco con algunos proveedores, que representan unas condiciones favorables para la UPC, y, por tanto, estamos obligados a hacer las compras a estos proveedores siguiendo el procedimiento de compra descrito en cada uno de los productos homologados (art. 19 Bases de Ejecución del Presupuesto de la UPC 2021). En la Guía de Compras podéis consultar los diferentes ámbitos y los proveedores homologados en cada uno de ellos.


Sólo se admitirán excepciones cuando se motive adecuadamente que los productos o servicios que ofrecen las empresas homologadas no reúnen las características indispensables para satisfacer las necesidades de la unidad, o bien si las diferencias de precio son superiores en un 25 % respecto a las que ofrecen las empresas homologadas. En estos casos habrá que justificar documentalmente en el expediente de compra menor estas circunstancias.
En caso de que necesitemos hacer una compra de un producto no incluido en los Acuerdos Marcos de la UPC, será necesario iniciar un expediente de contratación, menor o mayor según el importe, previo a la realización del pedido. El inicio de este expediente de contratación conlleva la elaboración y firma de un informe justificativo que recogerá:

  • Motivación de la necesidad del contrato,
  • Justificación de la elección del proveedor,
  • Aprobación del gasto,
  • Justificación de que no se está alterando el objeto del contrato.

Determinadas compras, sin embargo, quedan exceptuadas de la necesidad de realizar expediente, son:
Gastos de necesidad inmediata o urgente de importe inferior a 1.500 € pagados por anticipo de caja o equivalente (este límite puede ser inferior en algunas convocatorias de proyectos de investigación, consulta con tu gestor si es vuestro caso).

  • Publicaciones de artículos en revistas científicas.
  • Indemnizaciones por razón de servicio referidas a dietas.
  • Pagos a personas físicas por impartición de seminarios, conferencias o cursos.
  • Inscripción a congressos, seminarios o actividades similares.
  • Cuotas de asociaciones o pertenencia a órganos o entidades.
  • Las adquisiciones de libros catalogados (ISBN) con precio fijo y fondos bibliográficos.
  • Premios y becas por convocatorias universitarias.
  • Multas, sanciones, tasas y tributos.
  • Suministro de agua corriente.
  • Servicios financieros.
  • Gastos que tengan por objeto la creación artística, literaria y espectáculos.
  • Encargos a medios propios (UPCNET, FPC, etc.)

Se consideran Contratos Menores cualquier expediente de contratación por valor estimado inferior a:

Suministros o Servicios

15.000€ (IVA excluido)

Suministros o Servicios en el ámbito de la Investigación (en compras relacionadas con la investigación financiada con fondos competitivos siempre que no vayan destinados a servicios generales o a infraestructuras)

50.000€ (IVA excluido)

Obras

40.000€ (IVA excluido)

Si el importe de la contratación es superior a estos importes habrá que iniciar una licitación (Contrato Mayor) de acuerdo con la Ley de Contratos del Sector Público (contactad con vuestro gestor económico).

En general, para cualquier compra en la UPC hay que tener en cuenta:

  • Las facturas deben ir a nombre de la UPC, los datos fiscales son:

    UPC
    c/ Jordi Girona, 31
    08034 Barcelona
    NIF : Q0818003F
    VAT Number: ESQ0818003F (Sólo para proveedores extranjeros)

  • Estamos obligados a recibir las facturas en formato electrónico (E-factura). Habrá que solicitar previamente a vuestro gestor un número de documento D (disposición), es la reserva de crédito y es imprescindible para recibir la factura en formato electrónico. 
    • Consulte en este link toda la información relacionada con la facturación electrónica.
    • No obstante lo anterior, según recoge la normativa UPC "No estarán sujetos a la obligación del uso del formato electrónico las facturas simplificadas reguladas en el artículo 4 del Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, de aprobación del Reglamento, que regula las obligaciones de facturación".
  • Por compras superiores a 5.000€ (art. 10-Bases del Presupuesto de la UPC)
    • Es obligatorio adjuntar 3 ofertas de diferentes empresas si la contratación no está dentro de ningún Acuerdo Marco de la UPC, a excepción de los proyectos europeos que se recomienda a partir de los 3.000 € (s/IVA). En estos casos se debe justificar la compra a la empresa adjudicataria. Si esta circunstancia no es posible, deberá justificarse de manera motivada en el expediente. Si no obtuviéramos respuesta por parte de alguna empresa a la que se ha solicitado oferta, deberá adjuntarse el correo electrónico donde se pueda demostrar el envío, donde conste la fecha, el destinatario y la solicitud del presupuesto.
    • Si la contratación está dentro de un Acuerdo Marco de la UPC habrá que seguir el procedimiento detallado en la Guía de Compras para aquel expediente.
  • En el caso de que el gasto vaya a cargo de un proyecto competitivo la factura deberá incluir el código de la institución financiadora.
  • Si la compra es de material inventariable, una vez recibido el material es necesario enviar a tu gestor económico la ficha de alta de activo fijo indicando los datos básicos del bien (marca, modelo, número de serie, ubicación).

Paso 1
Introducir la petición en el Gestor de Solicitudes EPSEB siguiendo las siguientes instrucciones. (consultad al gestor si vuestro grupo de proyectos está excluido de este requerimiento).

Paso 2
El gestor económico iniciará el expediente de contratación, si es necesario, y contabilizará el documento D a SAP. Este documento se informará al Gestor de Solicitudes.

Paso 3
El solicitante del pedido informará del documento D al proveedor y de los códigos DIR 3 para que nos facturen electrónicamente:

  • Código Oficina Contable: U02400001
  • Código Órgano Gestor: U02400001
  • Código Unidad Tramitadora: U02400001

Si fuera necesario enviar un pedido oficial, podéis utilizar los modelos en este enlace.

Paso 4
Una vez recibido el material el solicitante firmará el albarán de entrega si la recepción es correcta indicando su nombre completo y la fecha. Posteriormente, lo entregará a su gestor económico. Dependiendo del importe de la contratación además del albarán se exigirán otros documentos para acreditar la correcta recepción:

  • Contrataciones de importe superior a los 5.000 € e inferiores a 15.000 € (s/IVA): el responsable del contrato deberá firmar un Acta de conformidad. *
  • Contrataciones de importe superior a 15.000 € (s/IVA): se deberá elaborar el Acta de Recepción que irá firmada por la empresa suministradora, por el responsable del contrato y por el Jefe de la Unidad.

Estos documentos deben estar firmados dentro del mes siguiente de la entrega o realización del objeto del contrato.
* En los casos de gastos justificables en proyectos de investigación financiados en Convocatorias de la Generalitat e INTERREG, se pide que se formalice un acta de conformidad a partir de un importe de 150 €, ya que su incumplimiento podría provocar que el gasto se considerara como no elegible.

Paso 5
La empresa enviará la factura electrónica, cuya fecha siempre debe ser posterior a la del documento D.