Viajes de investigación
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Si tenéis programado un viaje financiado por algún proyecto, contrato, cuenta de servicios o similar, recordad que es necesario tramitarlo según la normativa UPC y que antes de marchar debéis tener la autorización de la Dirección de vuestro Departamento.
El documento de autorización debe descargarse del aplicativo de viajes a través del siguiente enlace. Este documento es necesario para:
- Informar a la unidad adscrita de vuestra ausencia
- Asegurar la cobertura del seguro del viaje
- En proyectos competitivos es un documento necesario para la justificación económica.
Consultad los aspectos clave a tener en cuenta si el viaje va a cargo de un proyecto de financiamiento público.
1.1. - Contratación del viaje
La contratación de viajes se debe de hacer a través de les agencias adjudicatarias del Acord marc per a la prestació del servei de gestió i assistència en viajes de la Generalitat de Catalunya* y conforme a las Directrices de contratación de viajes de la UPC.
* La normativa recoge una serie de excepciones.
El viajero será el responsable de ponerse en contacto con la agencia de viajes elegida y contratar los servicios. Una vez acordado el presupuesto, tendrá que solicitar el número de D (disposición) a su gestor económico.
Paralelamente, el viajero, deberá introducir los datos del viaje en el aplicativo e informar a su gestor económico a través del mail (suport.recerca.epseb@upc.edu) para que descargue el documento de autorización de viaje y tramite las firmas.
IMPORTANTE: Si el viaje está financiado por un proyecto nacional los datos introducidos en el aplicativo de viajes tendrán que estar en castellano.
1.2. - Pago de inscripciones a congresos
El interesado realizará su inscripción al congreso avanzando el pago de la misma o solicitando el pago por parte de la UTG a través de la cuenta de habilitación (pago sujeto a la disponibilidad de fondo de maniobra y siempre y cuando se solicite con una antelación mínima de 7 días).
El interesado solicitará la factura con les datos fiscales de la UPC:
Universitat Politècnica de Catalunya
C. Jordi Girona, 31
08034 Barcelona
Q-0818003-F
En el caso de congresos virtuales en que sólo se genera el gasto de la inscripción y, por tanto, no hay ningún gasto de viaje, no será necesario dar de alta el viaje en el aplicativo. Si el viaje está financiado por un proyecto nacional es necesario adjuntar el documento de justificación de la vinculación del congreso al proyecto.
Los documentos originales que se deben de guardar son:
- Tarjetas de embarque
- Tickets de transportes (taxis, autobús, etc.)
- Tickets de peajes (exclusivamente cuando el viaje se realice con el vehículo particular)
- Tickets de parquin (en el caso de proyectos nacionales consultad con vuestro gestor si se considera un gasto elegible)
- Factura de alojamiento, sólo en el caso que no se haya tramitado a través de una de les agencias homologadas (consultad con vuestro gestor en que situaciones está permitido)
- Certificado de asistencia al congreso
- Acta de la reunión, carta de invitación o cualquier otro documento acreditativo del viaje, como mínimo deberá incluir:
- Los datos del tercero que nos convoca
- La fecha de inicio y fin del viaje
- El motivo por el cual se realiza el viaje
- El lugar donde se viajará
- El proyecto que financiará el viaje
El viajero entregará toda la documentación relacionada con el viaje a su gestor económico que introducirá los gastos en el aplicativo.
Posteriormente, el gestor le hará llegar el documento de liquidación al viajero para que lo firme y continuará con la tramitación de la firma del responsable del proyecto.
La documentación relacionada con el viaje incluye los originales de:
- Tarjetas de embarque
- Tickets de transportes (taxis, autobús, etc.)
- Tickets de peajes (exclusivamente cuando el viaje se realice con el vehículo particular)
- Documento acreditativo de los quilómetros realizados (mapa p.ej.via Michelin)
- Tickets de aparcamiento
- Factura de alojamiento, sólo en el caso que no se haya contratado a través de las agencias homologadas (consultad con el gestor las situaciones en las que está permitido)
- Certificado de asistencia al congreso
- Acta de la reunión, carta de invitación, agenda o cualquier otro documento acreditativo del viaje, como mínimo debe incluir:
- Los datos del tercero que nos convoca
- La fecha de inicio y fin del viaje
- El motivo por el cual se realiza el viaje
- El lugar donde se viajará
- El proyecto que financiará el viaje
- Justificación en caso que la ciudad de origen y final del viaje no sea la del lugar de trabajo
- Documento acreditativo conforme las comidas están incluidas en el precio de inscripción o son financiadas por un tercero
Podéis consultar las preguntas frecuentes en este enlace.
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