Per poder formalitzar un conveni és necessari :

• Verificar si l'estudiant compleix els requisits i que està matriculat o matriculada a la UPC.
• Comprovar que la pràctica és d'interès acadèmic i relacionada amb els estudis del grau o del màster.
• L'estudiant haurà de tenir un número de la seguretat social prèviament al tràmit del conveni de cooperació educativa.
• L'empresa ha de donar d'alta a l'estudiant a la seguretat social en la data d'inici del conveni, sinó no es podrà iniciar la pràctica.
• L'estudiant ha d'estar al corrent de pagament de l'assegurança escolar. L'estudiant major de 28 anys i l'estudiant de programes de mobilitat haurà de formalitzar una assegurança d'accidents privada.
• Els convenis han de ser remunerats. El preu mínim que estableix l'EPSEB és de 8 euros/hora (màxim 20 euros/hora).
• L'empresa, com a norma general, haurà de liquidar les despeses de gestió abans del període de les pràctiques (la facturació es realitzarà en finalitzar la signatura del conveni).
• No s'accepten convenis amb caràcter retroactiu.
• La realització de les pràctiques ha de ser compatible amb el seguiment dels estudis. La dedicació màxima serà de 20 hores setmanals en període lectiu i de 25 hores setmanals en període no lectiu.
• Els convenis s'han de signar per quadrimestres:
  1r quadrimestre del 16 de setembre al 31 de gener;
  2n quadrimestre del 7 de febrer al 10 de setembre de l'any següent.
• L'estudiant no pot fer més d'un conveni alhora.
• Els convenis es rescindeixen automàticament un cop aprovat el treball de fi de grau o de màster, o bé si l'estudiant es desvincula de la Universitat per qualsevol motiu.