Si teniu programat un viatge finançat per algun projecte, contracte, compte de serveis o similar, recordeu que és necessari tramitar-lo segons la normativa UPC i que abans de marxar heu de tenir l'autorització de la direcció del vostre departament.
El document d'autorització s'ha de descarregar de l'eina de viatges a través del següent enllaç. Aquest document és necessari per:

• Informar a la unitat adscrita de la vostre absència
• Assegurar la cobertura de l'assegurança del viatge
• En projectes competitius, document necessari per a la justificació econòmica.

Consulteu quins són els aspectes clau si el viatge va a càrrec d'un projecte de finançament públic.

1. - Contractació del viatge

La contractació de viatges s'ha de fer a través de les agències adjudicatàries de l'Acord marc per a la prestació del servei de gestió i assistència en viatges de la Generalitat de Catalunya* i seguint les Directrius de contractació de viatges de la UPC.

* La normativa recull una sèrie d'excepcions.

El viatger serà el responsable de posar-se en contacte amb l'agència de viatges triada i contractar els serveis. Un cop acordats, haurà de sol·licitar el número de D (disposició) al seu gestor econòmic.

Paral·lelament cal que introdueixi les dades del viatge a l'eina i informi al seu gestor econòmic a través del mail (suport.recerca.epseb@upc.edu) perquè descarregui el document i tramiti les signatures.
IMPORTANT: Si el viatge està finançat per un projecte nacional les dades introduïdes a l'eina de viatges haurà de ser en castellà.

2. - Pagament inscripcions a congressos

L'interessat realitzarà la seva inscripció al congrés avançant el pagament de la mateixa o sol·licitant el pagament per part de la UTG a través del compte d'habilitació (pagament subjecte a la disponibilitat de fons de maniobra i sempre i quan es sol·liciti amb una antelació mínima de 7 dies).

L'interessat haurà de sol·licitar la factura amb les dades fiscals de la UPC:

Universitat Politècnica de Catalunya
C. Jordi Girona, 31
08034 Barcelona
Q-0818003-F

En el cas de congressos virtuals en què només es generi la despesa de la inscripció i, per tant, no hi hagi cap despesa de viatge, no caldrà fer l'alta a l'eina de viatges. Si el viatge està finançat per un projecte nacional és necessari adjuntar el document de justificació de la vinculació del congrés al projecte.

Els documents originals que s'han de guardar són:

• Targetes d'embarcament
• Tiquets de transports ( taxis, autobús, etc)
• Tiquets de peatges (exclusivament quan el viatge sigui amb el vehicle particular)
• Tiquets d'aparcament (en el cas de projectes nacionals consulteu amb el vostre gestor si el cas concret és una despesa elegible)
• Factura d'allotjament només en cas que no s'hagi tramitat a través d'una de les agències homologades (consulteu en quines situacions està permès)
• Certificat d'assistència al congrés
• Acta de la reunió, carta d'invitació o qualsevol altre document acreditatiu del viatge, com a mínim ha d'incloure:
• Les dades del tercer que ens convoca
• La data inici i la data final del viatge
• El motiu pel qual es realitza el viatge
• El lloc on s'ha de viatjar
• Per a quin projecte es fa el viatge

El viatger haurà de lliurar tota la documentació relacionada amb el viatge al seu gestor econòmic que introduirà totes les despeses a l'eina de viatges.

Posteriorment, li farà arribar el document de liquidació de viatge perquè ho signi i ho tramitarà a la signatura del responsable del projecte.

La documentació relacionada amb el viatge inclou els originals de:

• Targetes d'embarcament
• Tiquets de transports (taxis, autobús, etc.)
• Tiquets de peatges (exclusivament quan el viatge sigui amb el vehicle particular)
• Document acreditatiu dels quilòmetres realitzats (mapa p.ex.via michelin)
• Tiquets d'aparcament
• Factura de l'allotjament només en el cas que no s'hagi a través de les agències homologades (consultar les situacions que ho permeten)
• Certificat d'assistència al congrés
• Acta de la reunió, carta d'invitació, agenda o qualsevol altre document acreditatiu del viatge, com a mínim ha  d'incloure:
• Les dades del tercer que ens convoca
• La data inici i la data final del viatge
• El motiu pel qual es realitza el viatge
• El lloc on s'ha de viatjar
• Per a quin projecte es fa el viatge

• Justificació en cas que la ciutat d'origen i final del viatge no sigui la del lloc de treball
• Document acreditatiu conforme els àpats estan inclosos en el preu d'inscripció o són finançats per un tercer

Podeu consultar les preguntes freqüents en aquest enllaç.